1. Verantwortlicher

Focus on Top
Schöntaler Str. 19, 58300 Wetter (Ruhr), Deutschland
E-Mail: info@focusontop.de · Telefon: +49 176 2235 0575

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, Profilbild und Passwort (nur verschlüsselt gespeichert). Bei Mitarbeitenden zusätzlich Abteilung, Position und optionale Notfallkontakte.
• Anmeldung mit Google: Wenn Sie sich mit Google anmelden, erhalten wir von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihr Profilbild.
• Inhalte: Dateien, Fotos und Videos, die Sie hochladen, sowie Projekte, Aufgaben, Kommentare, Nachrichten, Termine und Rechnungen.
• Nutzungs- und Arbeitszeitdaten: Bei Mitarbeitenden die Zeiten, in denen das System geöffnet ist (zur Arbeitszeiterfassung), sowie Online-Status.
• Geräte- und technische Daten: IP-Adresse, Browser bzw. Gerätetyp, Zeitpunkt von Anfragen (Server-Protokolle) und – in den Apps – ein Push-Token für Benachrichtigungen.
• Lokal auf Ihrem Gerät: Ihre Sitzung (Anmelde-Token), Sprache und Anzeige-Einstellungen. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht, außer zur Anmeldung.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Kundenportals und der Zusammenarbeit an Projekten, Dateien und Rechnungen – Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Arbeitszeiterfassung und interne Organisation für Mitarbeitende – Beschäftigungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, § 26 BDSG).
• Benachrichtigungen per App, E-Mail oder WhatsApp über Ihre Projekte – Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Push-Benachrichtigungen nur nach Ihrer Zustimmung auf dem Gerät (lit. a).
• Sicherheit, Missbrauchs- und Virenschutz, Fehleranalyse – berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung und nutzen kein Tracking zu Werbezwecken.

4. Empfänger und Dienstleister

• Hosting: Unsere Server und alle hochgeladenen Dateien liegen bei Hetzner Online GmbH in Deutschland.
• Google (Firebase): Anmeldung mit Google und Push-Benachrichtigungen auf Android.
• Apple: Push-Benachrichtigungen auf dem iPhone.
• E-Mail-Versand: über unseren E-Mail-Anbieter (Hostinger).
• WhatsApp: Benachrichtigungen an Ihre Telefonnummer, sofern hinterlegt.
• KI-Funktionen: Inhalte, die Sie ausdrücklich an eine KI-Funktion im System übergeben, werden dafür an Google (Gemini API) übermittelt.

Mit allen Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung. Bei Übermittlungen in die USA (Google, Apple) stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Nach Löschung des Kontos werden Ihre Konto- und Profildaten entfernt. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist (in der Regel bis zu 10 Jahre). Server-Protokolle werden nach kurzer Zeit gelöscht.

6. Konto löschen

Sie können die Löschung Ihres Kontos jederzeit direkt in der App beantragen: Profil → Konto löschen (bzw. im Web-System unter Profil → Sicherheit). Der Antrag wird von unserer Verwaltung in der Regel innerhalb von 7 Tagen bearbeitet. Alternativ per E-Mail an info@focusontop.de.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen (z. B. Push-Benachrichtigungen in den Geräteeinstellungen abschalten). Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

8. Kinder

Unsere Dienste richten sich an Unternehmen und Erwachsene und nicht an Kinder unter 16 Jahren.

9. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft. Optional steht eine Zwei-Faktor-Anmeldung zur Verfügung.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienste ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

1. Who is responsible

Focus on Top
Schöntaler Str. 19, 58300 Wetter (Ruhr), Germany
Email: info@focusontop.de · Phone: +49 176 2235 0575

2. What data we process

• Account data: name, email address, phone number, company, profile picture and password (stored only in encrypted form). For staff also department, position and optional emergency contacts.
• Sign in with Google: if you sign in with Google, Google shares your name, email address and, where available, your profile picture with us.
• Content: files, photos and videos you upload, plus projects, tasks, comments, messages, appointments and invoices.
• Usage and working-time data: for staff, the times the system is open (to record working hours) and online status.
• Device and technical data: IP address, browser or device type, time of requests (server logs) and – in the apps – a push token for notifications.
• Stored on your device only: your session (sign-in token), language and display settings. These do not leave your device except to sign you in.

3. Why we use it (legal bases)

• Providing the client portal and the collaboration on projects, files and invoices – performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
• Working-time records and internal organisation for staff – employment relationship (Art. 6(1)(b) and (c) GDPR, § 26 BDSG).
• Notifications about your projects by app, email or WhatsApp – contract or legitimate interest (Art. 6(1)(b), (f) GDPR). Push notifications only after you allow them on your device (Art. 6(1)(a)).
• Security, abuse and malware protection, troubleshooting – legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).

We do not sell data, show no advertising and use no advertising tracking.

4. Who receives data

• Hosting: our servers and all uploaded files are hosted by Hetzner Online GmbH in Germany.
• Google (Firebase): sign in with Google and push notifications on Android.
• Apple: push notifications on iPhone.
• Email delivery: through our email provider (Hostinger).
• WhatsApp: notifications to your phone number, if you provided one.
• AI features: content you explicitly hand to an AI feature in the system is sent to Google (Gemini API) for that purpose.

Where required we have data-processing agreements with these providers. For transfers to the USA (Google, Apple) we rely on the EU-US Data Privacy Framework or the EU Standard Contractual Clauses.

5. How long we keep data

We keep your data for as long as your account exists. When your account is deleted, your account and profile data are removed. Invoice and accounting records are kept for as long as the law requires (usually up to 10 years). Server logs are deleted after a short time.

6. Deleting your account

You can request the deletion of your account at any time directly in the app: Profile → Delete account (or in the web system under Profile → Security). Our management usually completes the request within 7 days. You can also email info@focusontop.de.

7. Your rights

You have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection, and you can withdraw any consent at any time (for example by turning off push notifications in your device settings). You may also lodge a complaint with a data protection supervisory authority, such as the State Commissioner for Data Protection of North Rhine-Westphalia.

8. Children

Our services are meant for businesses and adults and are not directed at children under 16.

9. Security

All connections are encrypted (HTTPS). Passwords are stored only as hashes. Uploaded files are checked for malware. Two-factor sign-in is available.

10. Changes

We update this policy when our services change. The version published here applies.

1. الجهة المسؤولة

Focus on Top
Schöntaler Str. 19, 58300 Wetter (Ruhr)، ألمانيا
البريد الإلكتروني: info@focusontop.de · الهاتف: +49 176 2235 0575

2. البيانات التي نعالجها

• بيانات الحساب: الاسم، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، الشركة، صورة الملف الشخصي وكلمة المرور (تُحفظ مشفّرة فقط). وللموظفين أيضًا القسم والمسمّى الوظيفي وجهة اتصال للطوارئ (اختياري).
• الدخول عبر Google: عند تسجيل الدخول بحساب Google تشاركنا Google اسمك وبريدك الإلكتروني وصورة ملفك إن وُجدت.
• المحتوى: الملفات والصور والفيديوهات التي ترفعها، والمشاريع والمهام والتعليقات والرسائل والمواعيد والفواتير.
• بيانات الاستخدام وساعات العمل: للموظفين، أوقات فتح النظام (لتسجيل ساعات العمل) وحالة الاتصال.
• بيانات الجهاز والبيانات التقنية: عنوان IP، نوع المتصفح أو الجهاز، وقت الطلبات (سجلات السيرفر)، وفي التطبيقات رمز خاص بإشعارات الهاتف.
• ما يُحفظ على جهازك فقط: جلسة الدخول، اللغة وإعدادات العرض. لا تغادر جهازك إلا لغرض تسجيل الدخول.

3. لماذا نستخدمها (الأساس القانوني)

• تقديم بوابة العملاء والتعاون على المشاريع والملفات والفواتير — تنفيذ العقد (المادة 6(1)(ب) من اللائحة الأوروبية لحماية البيانات GDPR).
• تسجيل ساعات العمل والتنظيم الداخلي للموظفين — علاقة العمل (المادة 6(1)(ب) و(ج) GDPR، والمادة 26 من القانون الألماني BDSG).
• إشعارات مشاريعك عبر التطبيق أو البريد أو واتساب — تنفيذ العقد أو المصلحة المشروعة (المادة 6(1)(ب)، (و)). إشعارات الهاتف فقط بعد موافقتك على جهازك (المادة 6(1)(أ)).
• الأمان والحماية من إساءة الاستخدام والبرمجيات الضارة وإصلاح الأخطاء — المصلحة المشروعة (المادة 6(1)(و)).

لا نبيع البيانات، ولا نعرض إعلانات، ولا نستخدم أي تتبّع لأغراض إعلانية.

4. من يستلم البيانات

• الاستضافة: سيرفراتنا وكل الملفات المرفوعة لدى شركة Hetzner Online GmbH في ألمانيا.
• Google (Firebase): تسجيل الدخول عبر Google وإشعارات أندرويد.
• Apple: إشعارات الآيفون.
• إرسال البريد الإلكتروني: عبر مزوّد البريد لدينا (Hostinger).
• واتساب: إشعارات على رقم هاتفك إن كنت أضفته.
• ميزات الذكاء الاصطناعي: المحتوى الذي تُرسله بنفسك إلى ميزة ذكاء اصطناعي داخل النظام يُرسل لهذا الغرض إلى Google (Gemini API).

لدينا عند الحاجة اتفاقيات معالجة بيانات مع هؤلاء المزوّدين. وعند نقل البيانات إلى الولايات المتحدة (Google وApple) نعتمد على إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة أو البنود التعاقدية القياسية الأوروبية.

5. مدة الحفظ

نحفظ بياناتك ما دام حسابك موجودًا. عند حذف الحساب تُحذف بيانات الحساب والملف الشخصي. أما الفواتير والسجلات المحاسبية فنحتفظ بها المدة التي يفرضها القانون (عادةً حتى 10 سنوات). وتُحذف سجلات السيرفر بعد مدة قصيرة.

6. حذف الحساب

يمكنك طلب حذف حسابك في أي وقت من داخل التطبيق: الملف الشخصي ← حذف الحساب (أو في النظام عبر الويب: الملف الشخصي ← الأمان). تنفّذ الإدارة الطلب عادةً خلال 7 أيام. ويمكنك أيضًا مراسلتنا على info@focusontop.de.

7. حقوقك

لك الحق في الاطلاع على بياناتك وتصحيحها وحذفها وتقييد معالجتها ونقلها والاعتراض على معالجتها، ولك سحب أي موافقة في أي وقت (مثل إيقاف إشعارات الهاتف من إعدادات جهازك). ويحق لك تقديم شكوى إلى جهة رقابية على حماية البيانات، مثل مفوّضة حماية البيانات في ولاية شمال الراين-وستفاليا.

8. الأطفال

خدماتنا موجّهة للشركات والبالغين، وليست موجّهة للأطفال دون 16 عامًا.

9. الأمان

كل الاتصالات مشفّرة (HTTPS). كلمات المرور تُحفظ بشكل مشفّر غير قابل للاسترجاع. الملفات المرفوعة تُفحص من البرمجيات الضارة. ويتوفر تسجيل الدخول بخطوتين.

10. التعديلات

نحدّث هذه السياسة عند تغيّر خدماتنا، والنسخة المنشورة هنا هي المعتمدة.